Da li i vi ponekad imate utisak da su sastanci kojima prisustvujete gubljenje vremena? Nejasna struktura, nezainteresovani učesnici, predugo trajanje… Sve su to razlozi zbog kojih učesnici nakon sastanka ostaju zbunjeni i ne znaju šta se od njih očekuje.
Bez obzira na to da li se radi o kratkom timskom sastanku, brainstormingu ili strateškoj diskusiji, postoji nekoliko jednostavnih pravila koja mogu napraviti veliku razliku.
U nastavku delimo 9 praktičnih tehnika koje vam mogu pomoći da vaši sastanci budu kraći, fokusiraniji i produktivniji.
Postavite jasan dnevni red
Kada ste zatrpani obavezama, poslednje što vam treba je sastanak bez jasne svrhe. Pošaljite dnevni red (agendu) pre sastanka da svi znaju o čemu će se razgovarati i šta treba da pripreme.
Ako se sastanak održava uživo, dnevni red možete prikazati na ekranu ili odštampati, a na onlajn sastancima ga držite vidljivim tokom celog sastanka.
Dnevni red vam pomaže i da zadržite fokus ako učesnici skrenu sa teme, možete jednostavno reći: „Odlična ideja, ali hajde da je ostavimo za neki naredni sastanak.“
Jasno definišite željeni ishod
Šta želite da dobijete ovim sastankom? Nove ideje? Donošenje odluke? Podršku timu?
Budite precizni. Na kraju sastanka obavezno odvojite par minuta da sumirate dogovoreno, podelite zaduženja i definišete naredne korake.
Pozovite samo one koji zaista treba da budu prisutni, svaki učesnik treba da zna razlog zašto je tu.
Odaberite pravo okruženje
U eri rada na daljinu i hibridnog modela rada sastanak se može održati bilo gde. Ključno je da izaberete format koji odgovara svrsi:
Operativni sastanci – kratki, brzi, idealni za onlajn format.
Strateški i kreativni sastanci – bolje uživo, kada su važni razgovor i razmena ideja.
Ako imate tim koji radi hibridno, obavestite ih na vreme, kako bi i oni mogli da se organizuju i prilagode.
Pripremite teme i pitanja za diskusiju
Ako sastanak zahteva ideje ili brainstorming, pripremite ključne teme i pitanja.
Na primer:
„Šta nam se dopalo kod prethodne kampanje?“
„Šta bismo sledeći put mogli bolje?“
Ovakav pristup olakšava otvorenu diskusiju i pomaže timu da dođe do zajedničkih zaključaka.
Dajte svima priliku da se uključe
Bez obzira na poziciju svako bi trebalo da ima priliku da doprinese.
Neki su glasniji, neki povučeniji, pa kao vođa sastanka obratite pažnju da svi dobiju prostor.
Na onlajn sastancima ohrabrite uključivanje kamera i korišćenje funkcije „podignute ruke“, tako se gradi kontakt i izbegava upadanje u reč.
Podstičite ideje i rešenja
Ako je cilj generisanje ideja, zamolite učesnike da pre sastanka pripreme nekoliko predloga.
Na sastanku ih delite, beležite i zajedno komentarišite.
Ovakva priprema daje svima šansu da doprinesu, i introvertnima i onima koji vole da se pripreme unapred.
Poštujte vreme
Sastanak koji kasni u startu stvara lošu energiju.
Započnite i završite na vreme, a ako traje duže, obavezno napravite pauzu.
Kada vi poštujete vreme drugih, i drugi će vremenom naučiti da poštuju vreme vašeg sastanka.
Završite jasnim dogovorima
Efikasan sastanak se ne meri dužinom već jasnim koracima koji slede.
Na kraju uvek sumirajte:
- ko je zadužen za koji zadatak
- do kada
- i kako ćete pratiti napredak.
Podelite beleške sa svima, da ne bude „Ja to nisam čuo“.
Tražite povratne informacije
Možda vama sastanak deluje produktivno, ali drugi to ne vide tako.
Zato pitajte tim za mišljenje: „Šta možemo da unapredimo sledeći put?“
Praćenje povratnih informacija može vam pomoći da prilagodite učestalost i trajanje sastanaka i sprečite osećaj preopterećenosti.
Ako ste tokom čitanja pomislili:
„Ovo bi nam baš pomoglo u timu.“
„Ovaj savet ću sigurno primeniti.“
„Želim da naučim još o efikasnim sastancima!“
…onda je webinar „Efikasni sastanci“ mesto gde ćete dobiti odgovore na dodatna pitanja i pronaći dodatnu inspiraciju.
👉 Prijavite se putem forme u nastavku: https://forms.gle/J5UExDxPUKyJmLoWA
