Stalno radite, a imate utisak da ništa ne postižete?

Vreme kao da vam curi?

Nije vam jasno kako je moguće da neki postižu sve što zacrtaju, a vi kao da ste u začaranom krugu?

Možda pravite neke od ovih grešaka. 👇

1. NEMATE JASNE CILJEVE

Naši polaznici se često iznenade kada na radionicama o upravljanju vremenom pominjemo ciljeve – pa kakve sad to veze ima? Ima, i to izuzetne. Od ciljeva sve kreće.

Da biste znali kako na najbolji mogući način organizujete svoje vreme i da ga utrošite, odnosno uložite u prave aktivnosti, potrebno je da znate šta želite i koji cilj želite da ostvarite, odnosno živite.

Možete se voditi sledećim koracima:

  1. Šta želim da ostvarim? Zašto mi je to važno?
  2. Šta je potrebno da ostvarim da bih to realizovao/la?
  3. Koje su to konkretne aktivnosti koje treba da uradim kako bih realizovao/la te korake?
  4. (Do) kada ću uraditi te aktivnosti? (planiranje vremena i upisivanje u kalendar)
  5. Šta ću uraditi danas?

Za početak, odgovorite sebi na ova pitanja i zapišite odgovore. To je osnova vaše dalje organizacije.

2. HOĆETE SVE DA ZAPAMTITE

Znate za onu staru “Pametan piše, budala pamti”? E, tako je i sa organizacijom vremena.

U pokušaju da sve zapamtimo, zapravo dodatno opterećujemo svoj mozak i gubimo bespotrebno energiju. Postoji koncept tzv. brain dump koji podrazumeva jednostavnu tehniku koja vam omogućava da raščistite svoje misli, organizujete se i povećate produktivnost. A suština je jednostavna – zapišite sve što vam je na umu! Sve što treba da uradite, sve ideje koje treba da razradite, osobe koje treba da pozovete…

Pronađite sistem koji vama odgovara – neko preferira aplikacije, neko Gooogle kalendar, neko klasičan rokovnik. Važno je da imate mesto gde možete da zapišete šta treba da uradite i kada, a ne da verujete sebi da ćete sve zapamtiti. Ipak, možda bi trebalo uzeti u obzir i sledeće istraživanje:

Istraživanje sprovedeno na Prinstonu 2014. godine pratilo je 15 minuta studente koji su hvatali beleške na predavanju. Rezultati su bili sledeći: Oni koji su hvatali beleške koristeći laptop zapisali su u proseku 310 reči. Oni koji su koristili papir i olovku zapisali su u proseku 173 reči.
Ipak, to nije sve. Kada su kasnije ispitivali te iste studente, oni koji su zapisivali koristeći tradionalnu metodu, odnosno papir i olovku, zapamtili su značajno veći broj činjenica od onih koji su koristili laptop.

Možda je ipak najbolja opcija – kombinacija. 🙂 Ili još bolje – ispitajte više opcija i pratite svoju konzistentnost i produktivnost.

3. NE POSTAVLJATE PRIORITETE

Ok, recimo da ste sve zapisali i napravili (beskonačnu) to-do listu. Šta sad?

Tehnika kojoj najčešće pribegavamo jeste da krenemo redom ili izaberemo nešto što nam je najlakše da uradimo. Zato i dolazimo u situacije da smo radili po ceo dan, a postigli – ništa.

Radite pametno, a ne puno.

Umesto toga, sledeći put isprobajte sledeće:

  • Vodite se Pareto principom i zapitajte se: Kojih 20% zadataka od svega nabrojanog će mi doneti 80% rezultata?
  • Svaki dan postavite sebi 3 ključne stvari koje treba da uradite taj dan da biste bili zadovoljni i uspešni.
  • Podelite aktivnosti sa to-do liste u tzv. bitno-hitno matricu i uradite prvo one zadatke koji su vam u tom momentu i bitni i hitni.

Kada pratite svoj napredak i vi ćete vremenom biti sve spretniji u postavljanju prioriteta. To će vremenom dovesti do toga da sve kvalitetnije ulažete svoje vreme i ostvarujete sve bolje rezultate.

4. NE IZDVAJATE VREME ZA PLANIRANJE

Možda ste dok ste čitali prethodne pasuse pomislili – Pa, ovo zahteva dosta vremena. Dok zapišem ciljeve, pa ulažem vreme da zapisujem i pratim svaki zadatak i aktivnost, a pored toga i da razmišljam o prioritetima… I to je istina. Da biste bili dobri u organizaciji vremena, potrebno je da uložite vreme u organizaciju.

Plan je ništa, planiranje je sve.

Sistem koji ćete postaviti je u potpunosti vaša odluka. Možete odlučiti da svake nedelje planirate narednu nedelju. Ili da dan započnete planiranejm aktivnosti. Dodatan savet: Posvetite neko vreme i analizi toga šta ste do sada uradili, šta kod vas „radi“, a šta ne, zašto (ni)ste postigli stvari koje ste isplanirali i tome slično. Ta saznanja će vam biti izuzetno korisna pri budućim planiranjima.

5. NE PREUZIMATE ODGOVORNOST ZA SVOJE VREME

„Nisam ja kriv, ona se raspričala, pa je sastanak potrajao.“

„Izgubila sam sat vremena čekajući u redu.“

„Svaki dan gubim vreme u saobraćajnoj gužvi.“

Poznato?

Naravno, postoje situacije koje ne možemo da predvidimo i na koje zaista ne možemo da utičemo. Ipak, češća situacija je da odbijamo da preuzmemo odgovornost za svoje vreme i biramo da budemo žrtve okolnosti.

Neki sastanci mogu da budu i mejl. Vreme u čekanju može da se produktivno iskoristi – čitajući knjigu, slušajući podcast ili bar maštajući ili planirajući aktivnosti za naredni period.

Takođe, važno je prepoznati svoje kradljivce vremena (društvene mreže, proveravanje poruka i mejlova…) i naučiti kako da pobedite sebe, odnosno smanjite ili eliminište njihov uticaj na vašu produktivnost.

6. HOĆETE SVE ODJEDNOM

Ako ste postavili 100 ciljeva, započeli 10 različitih projekata i pokušavate da uradite 5 stvari u isto vreme, gotovo je sigurno da nećete sve postići. Ili bar ne na adekvatan način.

Kao što smo već više puta pisali, benefiti multitaskinga su zabluda. U proseku prekidamo svoj posao na svakih 11 minuta iz različitih razloga, međutim, podatak koji još više šokira jeste da nam je potrebno oko 25 minuta da se ponovo vratimo u isti tok rada.

Zato, važno je da znate svoje prioritete (tačka 3) i da ih se držite sve dok vas te aktivnosti vode ka vašim ciljevima.

7. NE ODMARATE

Ne živite u zabludi da je potrebno iskoristiti svaki minut za posao jer to nije moguće. Niko od nas nije produktivan 24 sata u danu, 7 dana u nedelji ili 365 dana u godini.

Da li ste znali da se, prema jednom istraživanju, čak 38% zaposlenih oseća nelagodno ako napravi pauzu za ručak u toku radnog dana?

Planirajte vreme za sebe – za odmor, za aktivnosti u kojima uživate… To neće ugroziti vašu produktivnosti, već samo može da doprinese da imate više energije i elana za izazove koje stavite ispred sebe.

 

Koje od nabrojanih grešaka prepoznajete kod sebe? 🙂

 

 

Prijavite se za naš newsletter

Svakog ponedeljka u vašem inboksu korisni saveti i informacije na različite teme ličnog i profesionalnog razvoja.