Koliko puta ste prepustili članovima tima da nešto urade, i na kraju niste bili zadovoljni rezultatom?
Proces obavljanja zadatka je predugo trajao. Očekivali ste da će član tima sam doći do rešenja. Verujete da je to moglo da se uradi i na drugačiji način sa mnogo manje utrošenih resursa…itd..
Delegiranje može biti izazovan zadatak, kako za lidere bez iskustva, koji su tek unapređeni na lidersku poziciju, ali neretko i za lidere sa višegodišnjim iskustvom.
Za uspešno delegiranje u kom su obe strane zadovoljne procesom, vrlo važna stvar je jasna i precizna komunikacija i jasno komunicirana očekivanja.
I često je upravo to razlog zbog kog dolazi do nerazumevanja, konflikta i posledično nezadovoljstva zbog neadekvatnog konačnog rezultata.
Proces delegiranja ne mora da bude komplikovan i frustrirajući ako imate jasno definisanu strukturu ŠTA delegirate, KOME može biti delegirano, koja OČEKIVANJA imate od člana tima kom delegirate, do KAD zadatak treba da bude završen, i KAKO ćete vi da osnažite i podržite člana tima tokom obavljanja zadatka.
Narednih 6 koraka mogu vam pomoći da napravite jasnu strukturu za delegiranje koja će vam olakšati i pomoći da unapredite komunikaciju sa vašim timom, a samim tim i budete zadovoljniji konačnim ishodom delegiranja:
#1 Pre svega, definišite koje tačno zadatke želite da delegirate, i da li oni uopšte mogu da budu delegirani.
Potrebno je da sagledate sve svoje aktivnosti i planove i procenite koje od njih možete da prepustite drugima, a za koje ipak morate i vi da se uključite i za koje samo vi možete biti odgovorni.
Neke zadatke nije moguće delegirati, jer prevazilaze nivo odgovornosti koji članovi tima imaju.
#2 Druga vrlo važna stvar je kome ćete delegirati.
Ako već duže vreme vodite neki tim, sigurno već znate ko u timu poseduje koje veštine i ko će najefikasnije i najkvalitetnije obaviti koji zadatak.
Međutim, ukoliko ste nedavno unapređeni na lidersku poziciju, biće vam potrebno vreme i iskustvo dok naučite da procenite kom članu tima biste mogli da prepustite koji zadatak.
Tu je vrlo važno da obratite pažnju i na količinu delegiranih zadataka po članu tima, da se ne bi desilo da su neki članovi tima „zatrpani“ poslom, dok drugi imaju prostora da preuzmu više.
Zato otvoreno komunicirajte sa članovima tima i iz te komunikacije i feedback-a sigurno je da ćete dobiti informaciju ko je od članova tima spreman da preuzme više odgovornosti, a ko već ima mnogo toga u „svom tanjiru“.
#3 Da ne bi došlo do misinterpretacija i nesporazuma, a samim tim i neispunjenih očekivanja, potrebno je da definišete određena pravila i komunicirate očekivanja koja imate od konačnog rezultata.
Samo uz jasno definisana očekivanja sa obe strane možete se osloniti na člana tima da će zadatak biti adekvatno obavljen.
Ukoliko niste jasno definisali šta očekujete, član tima nema čime da se vodi, i u odnosu na šta da meri kvalitet urađenog.
#4 Budite određeni u tome šta tačno treba da se uradi i do kada treba da bude završeno.
Član tima će sigurno pronaći način da dođe do odgovora – kako da to ostvari.
#5 Ponudite svoju pomoć i podršku članovima tima.
Neka članovi tima osete da mogu da vam se obrate ukoliko imaju neku nedoumicu, sumnju, preispitivanje vezano za zadatak koji ste im delegirali.
Komunikacija i blagovremeni feedback, mogu biti od izuzetnog značaja za zaposlene i konačni output koji će isporučiti.
#6 Zahvalite se članu tima koji je preuzeo zadatak.
To će mu pružiti moralnu podršku i osećaj da se njegov trud i zalaganje uvažavaju i cene. Ovo može biti snažan interni motivator za članove tima kojima je priznanje rada visoko na lestvici vrednosti.
Prateći ovih 6 koraka sebi ćete olakšati proces delegiranja, a vašim članovima tima proces isporuke rešenja.
Delegiranje i osnaživanje jedna je od tema kojom ćemo se baviti na Management 3.0 Workshop-u, koji organizujemo 04. i 05. decembra u Novom Sadu.
Ovaj trening je vrlo interaktivan i stavlja fokus na konkretne primere iz prakse, kao i na pravljenje iskustva, zato 70% treninga čini vežba, a samo 30% teorija.
