Bilo da ste na operativnim ili menadžerskim pozicijama, verujemo da provodite dosta vremena na sastancima koji su retko kada korisni i produktivni. Statistička istraživanja koja su sprovedena u Sjedinjenim Američkim Državama, došli su do iznenađujućih podataka:

Svaki dan održi se 11 miliona poslovnih sastanaka
37 milijardi dolara se gubi svake godine zbog beskorisnih sastanaka.
Menadžeri u proseku prisustvuju 60 sastanaka mesečno.

Ovo su podaci za SAD, ali ni u drugim zemljama nije mnogo drugačija situacija. Prepoznajete se u ovim podacima? Veliki broj neproduktivnih sastanaka dovodi do katastrofalnih posledica za kompaniju i timove. Pre svega, ukoliko vaš tim prisustvuje na nekoliko sastanaka koji su predstavljali samo gubljenje vremena, kreiraće averziju prema svim narednim sastancima. Počeće da izostaju sa značajnih sastanka, a, ukoliko su u obavezi da prisustvuju, neće biti fokusirani jer neće verovati da će čuti bilo šta korisno. Suštinska vrednost sastanaka se gubi, a produktivnost opada.

Nakon toga logična posledica sledi – problemi u komunikaciji, nejasna zaduženja, nepoznavanje ciljeva i misije tima i celokupne kompanije, a zatim i nezadovoljstvo i napuštanje timova i kompanija.

Šta možete da uradite kao tim lider ili menadžer koji vodi sastanke?

1. Definišite jasan cilj sastanka

Ukoliko ne znate da definišete cilj sastanka, nemojte ga ni održavati. Sastanci bez cilja i smisla samo nagomilavaju nezadovoljstvo zaposlenih i svi gubite vreme koji ste mogli značajno produktivnije da iskoristite.
Takođe, nije ispravno ni definisati 3, 4 ili više ciljeva za jedan sastanak. Zadržite se na jednom, maksimalno dva cilja inače fokus sastanka može lako da odluta i na kraju ne postižete nijedan od zacrtanih ciljeva.

2. Definišite agendu pre sastanka

Agenda sastanka treba da se sastoji od tema koje planirate da pređete na samom sastanku. Ovo, naravno, ne znači da treba detaljno da definišete svaku rečenicu koju planirate da kažete, već da taksativno navedete teme koje su obavezne da se pređu kako bi se sastanak smatrao produktivnim i postavljeni cilj sastanka bio ostvaren. Idealno bi bilo kada biste definisali i tačno vreme koje odvajate za svaku od tema kako sastanak ne bi trajao preterano dugo.
Ono što je obavezno jeste da pošaljete agendu svima koji treba da prisustvuju sastanku kako bi bili upoznati sa temama o kojima će se raspravljati na sastanku – bilo da bi mogli da se pripreme sastanak ili zainteresuju za njegovu suštinu.

3. Ne gubite vreme na stvari koje mogu da se reše i pre sastanka

Tim lideri često gube vreme na slušanje izveštaja svojih članova tima na samom sastanku. To i slične stvari mogu da se obave i pre sastanka. Pronađite neki softver ili aplikaciju koja vam omogućava praćenje izvršenih zadataka ili napravite jednostavnu google tabelu koju svi članovi tima mogu da prate. Na taj način, vi i pre sastanka imate jasnu sliku šta se dešava i ulažete vreme na buduće akcione korake, rešavanje problema ili pohvale (ne zaboravite i njih 🙂 ).

4. Odvojite neko vreme sastanka i za neformalne teme

Uključite aktivnosti u kojima vaši članovi tima uživaju. Nekada je to ćaskanje o porodici, vikendu ili preporukama za dobru klopu u gradu, nekada su to pohvale za članove tima koji ostvarili neki uspeh od prethodnog sastanka. To može da bude i samo 10 izdvojenih minuta od sastanka, ali će uticati na to da se vaš tim oseća da vam je stalo do njih.

5. Postavite granicu između individualnih i timskih sastanka

Izražena transparentost podataka i informacija u timu je bitna stvar uspeha, međutim, postoje stvari koje je mnogo lakše rešiti na individualnim, odnosno tzv. „1 na 1“ sastancima. Nekada su to funkcionalne stvari koje se tiču samo tog člana tima, nekada su u pitanju privatne stvari koje oni nisu spremni da dele sa čitavim timom. Isto tako, konstruktivan feedback na nečiji rad je često najbolje dati upravo nasamo, pogotovo ako navodite prostore za poboljšanje, kako se ta osoba ne bi osećala kao da je kritikujete pred svima. Iako vam to, možda, na prvi pogled, izgleda kao dodatna količina sastanaka, ukoliko postavite jasnu granicu šta se rešava na individualnim, a šta na timskim, imaćete mnogo produktivnije sastanke, probleme ćete rešavati brže što će dovesti do smanjene potrebe za sastancima u budućnosti.

Vođenje tima nikada nije jednostavan posao. Ipak, neki timovi sjajno funkcionišu i postižu neverovatne rezultate. Želite li da saznate koje su to tajne uspešnog vođenja tima? Pridružite nam se na našoj narednoj RADIONICI 24. jula.

Na ovoj radionici imaćete priliku da saznate kako da:

  • pokrenete i održite timsku dinamiku,
  • angažujete svoje članove tima,
  • izbegnete neproduktivne sastanke,
  • eliminišete probleme u komunikaciji unutar tima.

Više informacija o radionici, pronađite na sledećem LINKU.

Budi uvek u toku sa aktuelnostima u BRIDGE-u